С 1 сентября 2026 года российская транспортно-логистическая отрасль переходит на обязательное применение электронных перевозочных документов. Изменения затронут не только транспортные компании, но и грузоотправителей, получателей грузов и экспедиторов.

Главное нововведение связано именно с документооборотом. Речь не идёт о запрете грузоперевозок для частных перевозчиков или отдельных типов автомобилей. Участникам рынка предстоит заменить основные бумажные перевозочные документы электронными и перестроить взаимодействие между всеми сторонами перевозки.
Какие документы станут электронными

Требования установлены Федеральным законом от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. С 1 сентября 2026 года в электронном формате должны оформляться:
— транспортные накладные;
— заказы и заявки на автомобильную перевозку;
— поручения экспедитору;
— экспедиторские расписки;
— складские расписки;
— транспортные железнодорожные накладные;
— грузовые накладные при воздушных перевозках.

Документы будут формироваться через сервис аккредитованного оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Оператор передаёт сведения в государственную систему — ГИС ЭПД. Подключаться к государственной системе напрямую компании не требуется.

Новые правила распространяются на участников логистической цепочки, задействованных в перевозке грузов наёмным транспортом: грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов.

Что изменится для грузовладельцев

Грузоотправитель участвует в формировании электронной транспортной накладной и отвечает за корректность сведений о грузе, сторонах перевозки, маршруте и условиях доставки.

До начала работы необходимо:
— выбрать оператора ИС ЭПД;
— определить сотрудников, ответственных за оформление документов;
— проверить наличие электронных подписей;
— при необходимости оформить машиночитаемые доверенности;
— согласовать новый порядок работы с перевозчиками, экспедиторами и получателями;
— протестировать оформление документов до фактической отправки груза.

Если компания выступает только грузополучателем, она не начинает документооборот, но должна подтвердить приёмку груза в электронной транспортной накладной.
Главная сложность заключается в том, что перейти на ЭПД только одной стороне невозможно. К обмену должны быть готовы все участники конкретной перевозки.

Что изменится для перевозчиков

Перевозчику потребуется принимать электронные документы от грузоотправителя, проверять сведения о транспортном средстве и перевозке, подписывать свою часть документа и обеспечивать водителю доступ к информации.

После подписания данных грузоотправителем и перевозчиком формируется QR-код. Он подтверждает законность перевозки и используется при проверке автомобиля на дороге.

Если в пути меняется транспортное средство, но перевозчик остаётся тем же, создавать новую ЭТрН не требуется. Изменения вносятся в действующий документ, после чего формируется обновлённый QR-код.

Перевозчикам также необходимо определить, кто будет контролировать документы при выпуске автомобиля на линию и кто станет оперативно исправлять ошибки.

Что изменится для экспедиторов

В электронный формат переходят три основных экспедиторских документа:
— поручение экспедитору;
— экспедиторская расписка;
— складская расписка.

Экспедитору важно правильно определить свою роль в каждой перевозке. В зависимости от договорной схемы он может выступать организатором перевозки, грузоотправителем, клиентом перевозчика или участником более сложной цепочки с привлечением других экспедиторов.

Поэтому до перехода на ЭПД необходимо проверить договоры, распределение ответственности и порядок подписания каждого документа. Ошибка в определении ролей может привести не только к техническим проблемам, но и к расхождениям между электронными документами и реальными отношениями сторон.

Что изменится для водителей

Водителю не придётся самостоятельно работать с ГИС ЭПД. Его основная задача — иметь возможность предъявить QR-код перевозки и своевременно передавать информацию о событиях в пути.

QR-код можно сохранить в телефоне или распечатать. Это позволяет подтвердить перевозку даже при временном отсутствии мобильной связи.

Компании необходимо заранее объяснить водителям:
— где получать QR-код;
— как предъявлять его при проверке;
— кому сообщать об ошибках;
— что делать при замене автомобиля;
— как действовать при отсутствии связи или техническом сбое.

Само по себе отсутствие интернета на отдельном участке дороги не делает электронную перевозку невозможной: заранее сохранённый QR-код можно предъявить без подключения к сети.

Останутся ли бумажные документы

Бумажное оформление полностью не исчезает, но будет разрешено только в установленных случаях. В частности, исключения предусмотрены при:
— перевозке специальных и военных грузов;
— действии режима чрезвычайной ситуации, военного положения или контртеррористической операции;
— участии иностранных контрагентов;
— перевозке грузов для личных нужд физических лиц;
— отсутствии связи или технической возможности сформировать электронный документ;
— других специальных обстоятельствах, определённых приказами Минтранса.

Точный перечень исключений зависит от вида документа и условий перевозки. При этом одновременно оформлять один документ и на бумаге, и в электронном виде не следует.

Правда ли, что переход отложили до марта 2027 года

Нет. Обязательное применение ЭПД начинается 1 сентября 2026 года.
Минтранс сообщил о переходном нештрафуемом периоде до 1 марта 2027 года: при предъявлении бумажного документа вместо электронного инспекторы должны ограничиваться предупреждением. Но это не перенос даты реформы и не разрешение продолжать прежний порядок работы ещё полгода. Переходный период предоставлен для адаптации и исправления ошибок, а не для отсрочки внедрения.

Как подготовиться к 1 сентября

Компаниям, которые ещё не начали переход, необходимо:
— Определить используемые перевозочные и экспедиторские документы.
— Проверить договорные схемы и роли участников.
— Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД.
— Получить квалифицированные электронные подписи.
— Оформить машиночитаемые доверенности для сотрудников.
— Выбрать способ работы: браузер, мобильное приложение, модуль для учётной системы или интеграцию по API.
— Подключить грузоотправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов.
— Провести несколько тестовых перевозок.
— Обучить логистов, диспетчеров, бухгалтерию, склад и водителей.
— Установить порядок действий при ошибках и технических сбоях.

АКСС ПЛЮС начала применять электронные транспортные накладные заранее. Первая перевозка с ЭТрН была выполнена 15 декабря 2025 года по маршруту Егорьевск — Санкт-Петербург. В течение 2026 года компания продолжила использовать электронные документы в реальных перевозках и накапливать практический опыт.
Предварительное внедрение позволило проверить взаимодействие сотрудников, водителей и контрагентов до того, как электронный формат стал обязательным.

Главное
С 1 сентября 2026 года меняется не сам принцип организации грузоперевозки, а порядок оформления документов и взаимодействия участников. Электронная транспортная накладная должна объединить грузоотправителя, перевозчика, получателя и экспедитора в единой цифровой цепочке.

Чем раньше компании протестируют этот процесс со своими контрагентами, тем меньше вероятность задержек, ошибок и споров после вступления требований в силу.

АКСС ПЛЮС организует внутрироссийские и международные перевозки и уже имеет практический опыт работы с электронными транспортными накладными. Получить консультацию по организации перевозки можно у специалистов компании.

Источники:
Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ; ФНС; Минтранс